วิธีใช้งาน

ระบบนี้ทำอย่างเดียวคือ กรอกฟอร์ม แล้วได้ PDF ภาษาไทยขนาด A4 ที่ส่งลูกค้าได้จริง — ไม่ใช่ระบบบัญชี ไม่ผูกกับสต็อก และไม่ต้องติดตั้งอะไรเพิ่ม ก่อนออกใบแรกมีของที่ต้องเตรียมแค่ชุดเดียวคือ “ข้อมูลของคนที่ออกเอกสาร”

1. 1
   ตั้งข้อมูลผู้ออกเอกสาร — ออกในนามบริษัทให้ไปที่ ตั้งค่า › ข้อมูลบริษัท ออกในนามบุคคลธรรมดาให้ไปที่ ตั้งค่า › ข้อมูลบุคคล · จะตั้งไว้ทั้งสองแบบก็ได้ แล้วค่อยเลือกเป็นรายใบทีหลัง
2. 2
   ตั้งท้ายเอกสารตั้งต้น (ข้ามได้) ที่ ตั้งค่า › ท้ายเอกสาร — เงื่อนไขการชำระเงินกับหมายเหตุที่ต้องพิมพ์ทุกใบ จะได้ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ
3. 3
   สร้างเอกสาร จากการ์ดประเภทเอกสารในหน้าแรก หรือครีบ “สร้างเอกสาร” บนแถบด้านบน
4. 4
   กด “บันทึก” — ระบบออกเลขที่เอกสารให้ตอนนี้เท่านั้น แล้วจึงกด “ออก PDF” ได้

“ผู้ออกเอกสาร” คือชื่อ ที่อยู่ และบัญชีรับเงินที่จะขึ้นหัวกระดาษกับท้ายกระดาษ มีให้เลือกสองแบบ และเลือกได้เป็นรายใบที่ช่อง “ออกในนาม” ในฟอร์ม

ฐานลูกค้ากับฐานสินค้าไม่ใช่ข้อมูลที่พิมพ์ลงเอกสารโดยตรง แต่เป็นของที่เอาไว้ให้ฟอร์มเติมให้เร็วขึ้น อยู่ที่ ตั้งค่า › ลูกค้า และ ตั้งค่า › สินค้า / บริการ (ย้ายเข้ามาอยู่ในหมวดตั้งค่าแล้ว เดิมเป็นครีบแยกบนแถบด้านบน)

“ท้ายเอกสาร” คือสองก้อนที่พิมพ์เหนือช่องลงชื่อ ได้แก่ เงื่อนไขการชำระเงิน และ หมายเหตุ / เงื่อนไข — ตั้งค่าตั้งต้นไว้ได้ แยกกันทีละประเภทเอกสาร ที่ ตั้งค่า › ท้ายเอกสาร

หน้าละประเภท

เมนูย่อยด้านซ้ายจะกางรายชื่อประเภทเอกสารออกมาให้ กดเลือกทีละประเภทแล้วบันทึกทีละหน้า

ปุ่มไอคอนข้างปุ่มบันทึก

คือ “ใช้ข้อความตั้งต้นของประเภทนี้” — เติมข้อความตัวอย่างลงช่องให้ แล้วแก้ต่อเองได้

เว้นว่างไว้ได้

ประเภทที่ยังไม่ได้ตั้งจะไม่ไปหยิบข้อความของประเภทอื่นมาใช้แทน ฟอร์มจะเว้นว่างตามนั้น

คัดลอกลงเอกสารตอนสร้างใบใหม่เท่านั้น

ใบที่บันทึกแล้วถือข้อความของตัวเอง — กลับมาแก้ค่าตั้งต้นภายหลัง ใบเก่าไม่เปลี่ยนตาม

ตอนแปลงเอกสาร

ใบปลายทางใช้ท้ายเอกสารของ “ประเภทปลายทาง” ไม่ใช่ข้อความที่ติดมาจากใบต้นทาง

เอกสารทุกประเภทใช้ฟอร์มชุดเดียวกัน ต่างกันแค่บางช่องที่โผล่/หายตามประเภทที่เลือก ไล่จากบนลงล่างได้ตามนี้

ตอนนี้ออกได้ 6 ประเภท ทุกประเภทใช้ฟอร์มและหน้ารายการชุดเดียวกัน ต่างกันตามตารางนี้ (คำนำหน้าเลขที่จะต่อด้วยปี ค.ศ. และเลขลำดับ 4 หลัก เช่น QT-2026-0001)

งานจริงมักเริ่มที่ใบเสนอราคาแล้วเดินต่อไปเป็นใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ ระบบจึงมีคำสั่งเดินเอกสารต่อกันให้ ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทั้งใบ

ตัวอย่างบนจอกับไฟล์ PDF มาจากเทมเพลตตัวเดียวกัน สิ่งที่เห็นตอนดูตัวอย่างคือสิ่งที่จะได้จริง

ดูตัวอย่าง

เมนู 3 จุดท้ายแถวในหน้าเอกสาร › “ดูตัวอย่าง” — เปิดเป็นกล่องซ้อนบนหน้าเดิม ไม่ต้องดาวน์โหลดไฟล์

ออก PDF

ปุ่ม “ออก PDF” ที่แถบคำสั่งด้านล่างของหน้าแก้ไข หรือคำสั่งชื่อเดียวกันในเมนู 3 จุด — เปิดไฟล์ในแท็บใหม่

ขนาดกระดาษ

A4 แบ่งหน้าเอง หัวตารางรายการซ้ำให้ทุกหน้า และมีเลขหน้าท้ายกระดาษ

ฟอนต์ไทย

ถูกฝังลงไฟล์ PDF จริง เปิดที่เครื่องไหนก็ไม่กลายเป็นกล่องสี่เหลี่ยมและสระ/วรรณยุกต์ไม่ลอย

ต้นฉบับ / สำเนา

ประเภทที่ปกติต้องมีคู่ (ดูป้าย “PDF เป็นต้นฉบับ+สำเนา” ในตารางข้อ 6) จะออกมาเป็นชุดให้เลย โดยพิมพ์คำกำกับไว้บนกระดาษแต่ละชุด

สัญญาเป็นเอกสารอีกกลุ่ม แยกจากใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ ตอนนี้มีแบบฟอร์ม 85 แบบใน 6 หมวด เลือกแบบที่ตรงกับงาน กรอกเฉพาะช่องว่าง แล้วได้ PDF ขนาด A4 ไปพิมพ์และเซ็นได้เลย

ผู้ใช้หนึ่งคนดูแลได้หลายบริษัท แต่ทำงานทีละแห่ง — ตัวสลับอยู่ข้างตราระบบมุมซ้ายบน และจัดการรายชื่อได้ที่ ตั้งค่า › บริษัทที่ดูแล

สลับบริษัท

ระบบจะพากลับไปหน้าแรกเสมอ เพราะหน้าที่เปิดค้างอยู่เป็นเอกสารของบริษัทเดิม

ลบบริษัท

ลบไม่ได้ถ้ายังมีเอกสารอยู่ในนั้น และลบแห่งสุดท้ายไม่ได้ — ระบบจะบอกเหตุผลให้เอง

บัญชีผู้ใช้

เข้าจากเมนูตัวย่อมุมขวาบน (บัญชีของฉัน) — เปลี่ยนชื่อ/รูป ตั้งรหัสผ่าน ดูอุปกรณ์ที่ล็อกอินอยู่ ดูประวัติเข้าระบบ และลบบัญชี

ชื่อในบัญชีผู้ใช้

ไม่เคยถูกพิมพ์ลงเอกสารสักใบ — สิ่งที่ขึ้นบนกระดาษมาจากข้อมูลบริษัทหรือข้อมูลบุคคลเท่านั้น